Politique de confidentialité

Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité

Le GRIP est un organisme qui agit en réduction des méfaits et en prévention dans le but d’informer et d’intervenir dans les milieux festifs. Nous sommes soucieux de préserver la confidentialité de tous les renseignements personnels que vous partagez avec nous.

Afin de se conformer à la Loi 25 : Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, laquelle vise la protection des renseignements personnels concernant une personne physique permettant, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Voici notre politique de gestion des renseignements personnels laquelle concerne la collecte, l’utilisation et le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels et contient de l’information importante sur les droits que vous avez relativement à ceux-ci.

Il est important de noter que nous n’utilisons vos renseignements que de la manière prescrite à la présente politique conformément à la Loi et que certains renseignements personnels sont nécessaires pour vous offrir nos services. 

Motifs de collection des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels pour diverses raisons afin de nous permettre d’offrir nos services à nos usagers. Nous offrons des services d’intervention, d’analyse, de formation et de recherches et sommes appelés à recueillir des renseignements personnels dans le cours de nos activités lors de:

  • l’embauche de notre personnel, nos bénévoles et nos administrateurs
  • lors de l’achat de produits via notre boutique en ligne
  • l’échange de données via nos ententes de services
  • l’utilisation de nos services via le monitorage de nos interventions (lesquelles sont anonymisés et détruits après avoir été compilés)
  • la participation à nos recherches et la compilation de données (lesquelles sont anonymisés et détruits après leur vie utile)
  • la diffusion d’informations sur nos médias de communication (infolettre, médias sociaux, etc.)

Notez que la présente politique s’applique exclusivement aux renseignements personnels de personnes physiques, tel que le requiert la Loi.

APPLICATION

La présente Politique vise tous les types de renseignements personnels obtenus par le GRIP dans le cadre de ses activités que ce soit les renseignements de ses usagers, partenaires, partenaires potentiels ou actuels, ses fournisseurs, ses employés ou toutes autres personnes (incluant les visiteurs du site web de l’organisme).

Un renseignement personnel est un renseignement :

qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas, de façon générale, des renseignements personnels. Par exemple : le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.

Pour toute question sur cette Politique, vous pouvez écrire à Jérôme Loca Yang-Ting info@grip-prevention.ca

Dans tous les cas, nous ne collectons des renseignements que si nous avons une raison valable de le faire.

PARTIES AUPRÈS DESQUELLES NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS 

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS FOURNIS

Si vous nous transmettez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (tels que vos clients, administrateurs, membres de votre équipe, partenaires et donateurs), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissiez leurs renseignements et avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.

PARTAGES ET ACCÈS

Les informations partagées ne seront pas partagées. Cependant, s’il devenait nécessaire de partager des données, le consentement préalable sera obtenu en temps et lieu. Soyez toutefois assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à moins que vous ayez vous-même consenti à ce privilège ou que nous ayons reçu votre autorisation. 

Le GRIP s’engage à veiller à ce que ses employés respectent la Politique interne de protection et non-divulgation des renseignements personnels. Celle-ci leur est fournie à l’embauche et est disponible en tout temps dans notre Guide de l’employé(e).

MANDATAIRES ET COLLABORATEURS

Tous nos mandataires ou collaborateurs qui auraient accès à des renseignements dans un contexte de services professionnels signent une entente de confidentialité avec nous. Ils s’engagent à n’utiliser ces renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.

OBTENTION DE CONSENTEMENT

Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels :

  • Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service ;
  • Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.
  • De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, telles que par exemple :
    • Pour prévenir, détecter ou faire cesser une fraude ;
    • Pour l’évaluation et l’amélioration des mesures de protection et de sécurité ;
    • Pour une utilisation qui est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles le renseignement a été recueilli ;
    • Pour l’utilisation au bénéfice de la personne concernée.

TECHNOLOGIES UTILISÉES

Notre site Web utilise des témoins de connexion tels que :

  • Des témoins pour vous aider à naviguer efficacement et à exécuter certaines fonctionnalités ;
  • Des témoins tiers qui nous aident à analyser la façon dont vous utilisez ce site Web, à enregistrer vos préférences et à vous fournir le contenu et les publicités qui vous sont pertinents.

Notre site Web, incluant notre boutique en ligne, utilise les types de témoins suivants :

  • « Nécessaires » pour les fonctions de base du site Web ;
  • « Fonctionnels » qui permettent d’exécuter certaines fonctionnalités (partage du contenu du site Web sur des plateformes de médias sociaux et collecte de commentaires) ;
  • « Analytiques » pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Web ;
  • « De performance » pour comprendre et analyser les indices de performance clé du site Web, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.

AUTRES MOYENS TECHNOLOGIQUES UTILISÉS

Nous recueillons également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques tels que des formulaires Web, par exemple : notre formulaire de contact, notre boutique en ligne, notre formulaire pour s’inscrire à notre infolettre, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (ex. Goggle Forms). 

MESURES DE SÉCURITÉ POUR CONSERVER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

ACCÈS LIMITÉ

Le GRIP met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui à la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de ses fonctions.

DURÉE DE CONSERVATION

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis par la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements seront conservés pendant la durée de notre relation avec nous et retiré suite à votre demande

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, GRIP s’assurera :

  • De les détruire; ou
  • De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

LIEUX DE CONSERVATION

Il est possible que les renseignements personnels détenus soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque nous avons recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un renseignement.

Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Parmi les mesures adoptées dans notre programme de sécurité :

  • Limiter les personnes ayant accès aux renseignements. Ainsi, seuls les employé(e)s ou les mandataires dûment autorisés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès ;
  • Gérer les mots de passe ;
  • Informer et former les employés sur les mesures de sécurité en place et les comportements essentiels à adopter ;
  • Tenir un registre des incidents et une procédure interne qui sont connus par les membres de l’équipe.